Manter o controle de seu e-mail pode ser esmagador, demorado e tedioso. Não é difícil acumular um grande número de e-mails não lidos. E por esse motivo, é fácil continuar verificando o fluxo constante de mensagens – às custas de outras tarefas.

Eu tenho várias contas de e-mail e luto para manter essa contagem não lida baixa. Então, pesquisei e compilei conselhos sobre como melhorar o gerenciamento da minha caixa de entrada. Aqui estão algumas dicas úteis que encontrei para facilitar o manuseio da sua caixa de entrada, gastando menos tempo lidando com e-mails e para não esquecer de responder a uma mensagem importante.

Não verifique todos os seus e-mails quando eles chegarem

Como os emails chegam à sua caixa de entrada ao longo do dia, é fácil se distrair com eles, mesmo quando você está no meio de algo importante. Em vez de ler cada um assim que você o receber, reserve algum tempo todos os dias para ler seus e-mails e responder. Se você não precisa procurar e-mails ou anúncios importantes, programe em alguns períodos curtos durante o dia para verificar seu e-mail. Fora isso, fique fora da sua caixa de entrada.

Também é uma boa idéia agendar um longo período de tempo uma vez por semana ou a cada poucos dias para fazer uma organização mais pesada da caixa de entrada, como criar e usar pastas e rótulos e enviar e-mails mais longos.

Se você ainda estiver entrando no aplicativo de e-mail, desative as notificações por e-mail, mantenha-o fechado e verifique se não deixou sua caixa de entrada aberta em outra guia.

Você não precisa responder a todos imediatamente

Ao fazer uma de suas verificações regulares da caixa de entrada, lide apenas com os e-mails que podem ser tratados rapidamente. Se um email precisar de uma resposta rápida, abra e responda à medida que avança nas mensagens. Mas, se precisar de mais tempo, reserve um tempo para responder mais tarde. Você pode rotular esses e-mails, colocá-los em uma pasta específica ou usar o recurso adiar para receber o e-mail em um momento mais conveniente.

Crie várias seções ou pastas na sua caixa de entrada

Use pastas diferentes para armazenar seus e-mails. Isso pode ser baseado na importância, urgência, quanto tempo leva para lidar com eles ou os tipos de ações que eles exigem. O layout com guias padrão do Gmail e a caixa de entrada focada no Outlook podem ajudar a filtrar spam e e-mails promocionais e facilitar a localização e a verificação dos e-mails importantes. No Gmail, você também pode alterar o layout, para que seus e-mails sejam classificados em seções diferentes, e você pode escolher quais são essas seções. Da mesma forma, o Outlook permite que você organize seu email em grupos personalizados.

Use filtros, regras e rótulos

Os filtros e as regras direcionam os emails recebidos para pastas específicas. Eles podem ajudar a economizar tempo e garantir que sua atenção esteja focada nos e-mails mais importantes. Os marcadores também podem ser uma boa maneira de organizar e ajudar a manter o controle de seu email, permitindo que você ordene suas mensagens com tags diferentes, em vez de usar pastas.

Faça modelos

Às vezes, você acaba enviando e-mails semelhantes repetidamente. Para facilitar as coisas, você pode configurar modelos de e-mail e usá-los para enviar e-mails, para não precisar escrever a mesma mensagem repetidamente. Você também pode usar ferramentas como o Smart Compose e o Smart Reply do Gmail para ajudar a escrever e-mails mais rapidamente.

Cancelar subscrição

Cancele a inscrição nas listas de discussão e nos e-mails promocionais. Acesse seus boletins e verifique se você se inscreveu apenas para os que realmente leu e exclua os que não leu recentemente. Além disso, cancele a inscrição em qualquer alerta de mídia social que você não precise. (Você pode precisar acessar as configurações de suas contas de mídia social para desativar isso.) Como alternativa, você pode usar uma conta de e-mail separada para e-mails promocionais e manter seus e-mails importantes em sua conta principal.

Ignore e-mails em grupo de que você não precisa

Se você tiver uma conversa com o CC em que realmente não precisa ser atualizado ou estiver em um segmento de resposta a todos os e-mails, você pode silenciar esse segmento para evitar obter todas as respostas. Para fazer isso, abra qualquer mensagem no segmento, clique nos três pontos no canto superior direito da tela (acima da linha de assunto) e selecione “Mudo” nas opções suspensas do Gmail ou “Ignorar” se você está usando o Outlook.

Não faça da sua caixa de entrada a sua lista de tarefas

Pode ser tentador marcar um e-mail como “não lido” como um lembrete para respondê-lo (eu sou definitivamente culpado por isso) ou porque contém uma tarefa que você precisa concluir, mas isso também pode atrapalhar sua caixa de entrada. Mantenha uma lista de tarefas separada (existem muitos aplicativos disponíveis para isso, ou você pode usar um aplicativo básico de anotações ou lembretes) ou coloque-o em uma pasta específica. Se você usa o Gmail, pode usar o aplicativo de tarefas do Google lado a lado com sua caixa de entrada; basta clicar na pequena seta “Mostrar painel lateral” no canto inferior direito da tela e selecionar o ícone Tarefas.

É uma boa ideia ter listas separadas em execução que você possa atualizar com itens de seus e-mails. Por exemplo, se seus e-mails contiverem links para artigos que você deseja ler quando tiver mais tempo, inicie uma lista de leitura – apenas não a mantenha em sua caixa de entrada.

Fonte: www.theverge.com

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